Methodik zur Umsetzung nachhaltiger Beschaffungsprozesse – Ein Leitfaden für öffentliche Einrichtungen

Nachhaltigkeit bei der Möbelbeschaffung bei Bruno Wickart

Die nachhaltige Beschaffung wird zunehmend zu einem strategischen Element im öffentlichen Sektor, um ökologische, soziale und wirtschaftliche Verantwortung zu übernehmen. Öffentliche Einrichtungen können durch ihre Beschaffungspraktiken einen bedeutenden Einfluss auf die Umwelt und die Gesellschaft ausüben. Die ISO-Norm 20400 bietet hierbei einen praxisorientierten Leitfaden zur Umsetzung nachhaltiger Beschaffungsprozesse. In diesem Blog stellen wir die vier Schritte der ISO-Norm 20400 vor, erläutern, wie eine nachhaltige Beschaffungspolitik entwickelt wird, und zeigen konkrete Massnahmen zur Integration von Nachhaltigkeitskriterien in den Beschaffungsprozess auf. Zudem erklären wir, wie Bruno Wickart Sie bei der Implementierung dieser Methodik durch massgeschneiderte Beratung und Unterstützung begleiten kann.

Die vier Schritte zur Umsetzung eines nachhaltigen Beschaffungsprozesses gemäss ISO 20400

Die ISO-Norm 20400 „Nachhaltige Beschaffung“ ist der weltweit anerkannte Standard zur Integration von Nachhaltigkeitsaspekten in den Beschaffungsprozess. Sie definiert vier zentrale Schritte, die öffentliche Einrichtungen bei der Umsetzung einer nachhaltigen Beschaffung berücksichtigen sollten:

Verständnis des Bedarfs und der Rahmenbedingungen:

  • Der erste Schritt besteht darin, den tatsächlichen Bedarf der Organisation zu verstehen und die relevanten Rahmenbedingungen zu analysieren. Dies umfasst die Identifikation der zu beschaffenden Produkte und Dienstleistungen sowie deren Einfluss auf Umwelt und Gesellschaft.
  • Es ist wichtig, die strategischen Ziele der Einrichtung zu berücksichtigen und festzulegen, welche Rolle die nachhaltige Beschaffung dabei spielen soll. Dazu gehört auch die Analyse externer Faktoren wie Markttrends, rechtliche Anforderungen und gesellschaftliche Erwartungen.

Einbindung der Nachhaltigkeit in die Beschaffungspolitik und Strategie:

  • Eine klare Beschaffungspolitik, die Nachhaltigkeitskriterien integriert, bildet die Grundlage für die Umsetzung nachhaltiger Beschaffungsprozesse. Diese Politik sollte die Prinzipien und Ziele der Organisation festlegen und alle Mitarbeitenden in den Beschaffungsprozess einbeziehen.
  • Die Strategie sollte darauf abzielen, Nachhaltigkeitsziele mit den betrieblichen Anforderungen in Einklang zu bringen. Dabei ist es wichtig, klare Verantwortlichkeiten und Entscheidungsprozesse zu definieren.

Integration von Nachhaltigkeitskriterien in den Beschaffungsprozess:

  • Nachhaltigkeitskriterien müssen in den gesamten Beschaffungsprozess integriert werden, von der Bedarfsanalyse über die Ausschreibung bis hin zur Vertragsgestaltung und Bewertung. Die Kriterien sollten sowohl ökologische als auch soziale Aspekte umfassen, wie z.B. Energieeffizienz, Materialgesundheit, faire Arbeitsbedingungen und Lieferkettenmanagement.
  • Der Einsatz von Lebenszykluskosten-Analysen hilft dabei, langfristige Kosten und Umweltwirkungen zu berücksichtigen. So kann der wirtschaftliche Vorteil nachhaltiger Produkte aufgezeigt werden.

Überwachung und Verbesserung:

  • Nachhaltige Beschaffung ist ein kontinuierlicher Prozess. Es ist wichtig, die Umsetzung regelmässig zu überwachen, die Ergebnisse zu bewerten und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
  • Die Einbindung von Lieferanten und anderen Stakeholdern in den Überwachungsprozess kann helfen, die Einhaltung der Nachhaltigkeitskriterien sicherzustellen und Verbesserungen umzusetzen.

Entwicklung einer nachhaltigen Beschaffungspolitik

Die Entwicklung einer nachhaltigen Beschaffungspolitik ist der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung der ISO-Norm 20400. Dabei sollten folgende Schritte beachtet werden:

Definition der strategischen Ziele:

  • Festlegung, welche Nachhaltigkeitsziele mit der Beschaffungspolitik erreicht werden sollen, z.B. Reduktion von CO₂-Emissionen, Förderung sozial verantwortlicher Lieferketten oder Einsatz umweltfreundlicher Materialien.
  • Diese Ziele sollten klar formuliert und in die Gesamtstrategie der Organisation integriert werden.

Bestandsaufnahme und Risikoanalyse:

  • Eine umfassende Bestandsaufnahme des aktuellen Beschaffungsportfolios ermöglicht es, potenzielle Nachhaltigkeitsrisiken zu identifizieren. Dazu gehört die Bewertung der Umweltauswirkungen, der sozialen Risiken und der wirtschaftlichen Nachhaltigkeit der beschafften Produkte und Dienstleistungen.
  • Die Risikoanalyse hilft, Prioritäten zu setzen und gezielt Massnahmen zur Risikominimierung zu entwickeln.

Festlegung von Nachhaltigkeitskriterien:

  • Nachhaltigkeitskriterien sollten spezifisch, messbar und auf die strategischen Ziele der Organisation abgestimmt sein. Dazu gehören Umweltkriterien wie Energieverbrauch und Recyclingfähigkeit sowie soziale Kriterien wie faire Arbeitsbedingungen und Förderung lokaler Lieferanten.
  • Die Kriterien sollten klar und verständlich formuliert und in den Ausschreibungsprozess integriert werden.

Schulung und Sensibilisierung:

  • Die Einbindung aller relevanten Mitarbeitenden ist entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung der Beschaffungspolitik. Schulungen und Informationsveranstaltungen helfen, das Bewusstsein für die Bedeutung der nachhaltigen Beschaffung zu schärfen und die erforderlichen Kompetenzen zu vermitteln.

Konkrete Massnahmen zur Integration von Nachhaltigkeitskriterien in den Beschaffungsprozess

Marktstudien und Lieferantenbewertung:

  • Durchführung von Marktstudien, um nachhaltige Alternativen zu identifizieren und die Verfügbarkeit nachhaltiger Produkte und Dienstleistungen zu prüfen.
  • Bewertung der Lieferanten anhand von Nachhaltigkeitskriterien. Hierbei können Umweltzertifikate, soziale Standards und die Transparenz der Lieferkette eine wichtige Rolle spielen.

Bedarfsanalyse und Festlegung von Zielkategorien:

  • Detaillierte Bedarfsanalyse, um den tatsächlichen Bedarf zu ermitteln und Überbeschaffungen zu vermeiden. Dies schliesst auch die Analyse des Ressourcenverbrauchs und der Nutzungsdauer von Produkten ein.
  • Festlegung von Zielkategorien, bei denen Nachhaltigkeitskriterien besonders relevant sind, z.B. Büroausstattung, IT-Hardware oder Bauleistungen.

Entwicklung von Ausschreibungskriterien:

  • Integration spezifischer Nachhaltigkeitskriterien in die Ausschreibungsunterlagen. Dies kann die Forderung nach zertifizierten Produkten (z.B. FSC, Blauer Engel) oder die Einhaltung sozialer Mindeststandards umfassen.
  • Berücksichtigung von Lebenszykluskosten bei der Bewertung der Angebote, um langfristige wirtschaftliche und ökologische Vorteile zu berücksichtigen.

Vertragsgestaltung und Lieferantenmanagement:

  • Aufnahme von Nachhaltigkeitsanforderungen in die Vertragsbedingungen, z.B. verpflichtende Berichterstattung über Umwelt- und Sozialstandards.
  • Regelmässige Überprüfung der Einhaltung der Nachhaltigkeitsanforderungen und kontinuierliche Kommunikation mit den Lieferanten zur Verbesserung der Nachhaltigkeitsleistung.

Unterstützung durch Bruno Wickart bei der Implementierung der Methodik

Bruno Wickart bietet öffentliche Einrichtungen umfassende Unterstützung bei der Umsetzung nachhaltiger Beschaffungsprozesse gemäss der ISO-Norm 20400:

Massgeschneiderte Beratung:

  • Wir analysieren Ihre bestehenden Beschaffungsprozesse und entwickeln gemeinsam mit Ihnen eine massgeschneiderte Strategie zur Integration von Nachhaltigkeitskriterien. Dabei berücksichtigen wir Ihre spezifischen Anforderungen und die geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen.
  • Unsere Experten unterstützen Sie bei der Entwicklung einer nachhaltigen Beschaffungspolitik, die auf Ihre strategischen Ziele abgestimmt ist.

Entwicklung und Implementierung von Nachhaltigkeitskriterien:

  • Wir helfen Ihnen, spezifische Nachhaltigkeitskriterien zu entwickeln, die sich nahtlos in Ihren Beschaffungsprozess integrieren lassen. Dabei achten wir darauf, dass diese Kriterien klar, messbar und durchsetzbar sind.
  • Unser Team unterstützt Sie auch bei der Umsetzung dieser Kriterien in Ausschreibungen und bei der Bewertung von Angeboten.

Schulungen und Workshops:

  • Bruno Wickart bietet Schulungen und Workshops an, um Ihre Mitarbeitenden für die Bedeutung der nachhaltigen Beschaffung zu sensibilisieren und das notwendige Wissen und die Fähigkeiten zu vermitteln.
  • Wir organisieren auch Workshops zur Entwicklung praxisnaher Lösungen für konkrete Beschaffungsprojekte und zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Langfristige Betreuung und Optimierung:

  • Wir begleiten Sie langfristig bei der Umsetzung Ihrer nachhaltigen Beschaffungsstrategie und stehen Ihnen bei der kontinuierlichen Optimierung Ihrer Prozesse zur Seite.
  • Unsere regelmässigen Analysen und Berichte helfen Ihnen, den Fortschritt Ihrer nachhaltigen Beschaffung zu überwachen und notwendige Anpassungen rechtzeitig vorzunehmen.

Fazit

Die Umsetzung nachhaltiger Beschaffungsprozesse ist ein kontinuierlicher und strategischer Prozess, der eine klare Methodik und die Einbindung aller relevanten Akteure erfordert. Die ISO-Norm 20400 bietet hierfür eine wertvolle Orientierung und unterstützt öffentliche Einrichtungen dabei, ihre Beschaffungspraktiken nachhaltig und verantwortungsvoll zu gestalten. Bruno Wickart ist Ihr kompetenter Partner, um nachhaltige Beschaffungsstrategien erfolgreich in die Praxis umzusetzen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere Beratungs- und Schulungsangebote zu erfahren und gemeinsam eine nachhaltige Zukunft für Ihre öffentliche Einrichtung zu gestalten.   Quellen-Angabe: https://www.woeb.swiss/de/toolbox  
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